서식관리규정
제 1 조【목적】
이 규정은 회사에서 사용하는 모든 서식을 종합 관리함으로써 서식을 표준화하고 사무 능률을 향상시키는 데 그 목적이 있다.
제 2 조【적용범위】
이 규정은 ○○주식회사(이하 "회사"라 한다)에서 사용하는 서식에 대하여 적용한다.
제 3 조【서식의 정의】
서식이라 함은 업무의 수행을 위하여 계속적으로 사용되는 일정한 규격과 형식을 갖춘 각종 서류, 전표, 카드 등의 사무용 서식류를 말한다.
제 4 조【서식의 종류】
① 사내서식: 회사의 서식 관리규정에 의하여 제정 등록된 서식을 말한다.
1. 공통서식: 전 부서에서 동일한 용도로 사용하는 서식
2. 개별서식: 일부 부서에서만 특정한 용도로 사용하는 서식
② 사외서식: 사외의 기관 또는 법인에 의해서 서식의 전부 또는 일부가 정하여진 서식을 말한다
제 5 조【서식관리 실무위원회】
① 서식관리 실무위원회는 위원장 1명, 실무위원 3명으로 구성하며, 위원장은 서식 주관 부서장이, 위원 3명은 기획실·정보시스템부·총무부에서 각각 1명씩 선임한다.
② 서식관리 실무위원회는 서식의 제정, 개정, 폐기에 대해 심의 및 결정한다.
제 6 조【서식의 제정】
① 사내서식
1. 사용부서에서 서식 제정을 신청할 경우, 서식신청서〔별첨 1〕에 필요한 사항을 기재하고 실물크기의 서식 원고를 첨부하여 그 서식의 사용개시 10일 전까지 총무부(이하 "주관부서"라 한다)에 신청하고 주관부서의 담당자는 서식관리 실무위원회의 심의를 거쳐 제정을 완료하고 서식등록대장〔별첨 2〕에 등록한다.
2. 서식관리 실무위원회에서 서식을 심사할 경우, 관련 부서에 심사에 필요한 사항을 요청하거나 의견제시를 요구할 수 있다.
② 사외서식: 사용부서의 요청에 의하여 주관부서에서 사외서식으로 등록하여 관리하며 신청 절차는 사내서식과 동일하다.
제 7 조【서식의 개정, 폐기】
① 서식을 개정 또는 폐기하여야 할 때는 서식신청서에 관련된 사항을 기재하여 주관부서에 제출하여야 한다.
② 주관부서는 제출된 신청서를 서식관리 실무위원회의 심의를 거쳐 개정 또는 폐기를 결정한다.
제 8 조【서식의 임의사용 제한】
사용부서는 이 규정에 등록된 서식 외에는 임의로 제정, 개정하여 사용할 수 없다.
제 9 조【서식의 등록】
① 모든 서식은 서식 등록대장에 등록하여야 한다.
② 서식의 등록시에는 서식 등록번호 부여방법에 의거 등록번호를 부여하고, 등록일자를 기록하여야 한다.
③ 서식 등록대장은 주관부서에서 관리한다.
제10조【서식의 규격 및 지질】
서식의 규격 및 지질은 서식의 규격 및 서식의 지질 규정표〔별첨 3〕에 정해진 기준을 준수하여야 한다.
제11조【서식의 인쇄 및 관리】
① 서식의 인쇄 및 제반관리는 주관부서에서 관장한다.
② 통상적으로 사용되는 공통서식은 주관부서에서 소요량을 판단, 사전에 인쇄하여 비치한다.
③ 각 해당 부서에서만 사용되는 개별 서식은 사용부서에서 소요량을 판단하여 사용개시 10일 전까지 협조전에 의거 주관부서에 신청한다.
④ 사외서식 중 사용빈도가 많은 서식은 인쇄하여 사용할 수 있다.
⑤ 제9조 제l항에 준하여 등록되지 않은 서식은 인쇄하여 사용할 수 없다.
제12조【서식의 사후관리】
① 주관부서는 본 규정에 의한 시행 여부를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 주관부서는 필요시 서식집을 제작하여 전부서에 배포하여야 한다.
부 칙
제 1 조【시행일】
이 규정은 20 년 월 일부터 시행한다.
별 표
[별첨 1] 서식신청서
서식신청서
서식(제정 개정 폐기)신청서
200 . . . |
신 청 부 서 |
담 당 |
과책임자 |
부 서 장 | |||
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총 무 부 |
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신청자 |
부서: 성명: ☏: | ||||||
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서식명 |
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서식 종류 |
사내, 사외 |
사용량 |
매/월, 분기, 년 | ||||
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사용 목적 |
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총무부 검 토 의 견 |
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등록 NO. |
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등록일 |
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서식 |
상단에서 상단기본선까지 ㎜ |
지 질 |
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제원 |
좌단에서 상단기본선까지 ㎜ |
규 격 |
A4, B4, A3, A5 | ||||
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우단에서 우단기본선까지 ㎜ |
인쇄면 |
단면, 양면 | ||||
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하단에서 하단기본선까지 ㎜ |
편 철 |
상철, 좌철 | ||||
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비고 |
1. 신청부서는 실물대서식 1부를 첨부하여야 한다. 2. 굵은 선 안은 총무부에서 기재한다. | ||||||
[별첨 2] 서식등록대장
서식등록대장
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등록일자 |
등록번호 |
서식명 |
사용(신청)부서 |
용도 |
비고 |
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※ 대장 기재요령
1. 대장은 한 권을 운용하되 서식분류번호에 의해 구분하여 기재
2. 등록된 서식은 등록일자순으로 기재하되 동일자일 경우 등록 일련번호순으로 기재
[별첨 3] 서식등록번호 부여방법
1. 서식등록번호는 다음과 같이 부여한다.
예: 일반 행정서식 중 전문기안지
Y S 1 － 가 A － XX
⑴ Y: 우리회사의 첫글자
⑵ S: STANDARD의 첫글자
⑶ 사규분류번호(한 자리 숫자)－일반행정
⑷ 서식의 규격(가나다순 한 자리)－A4
⑸ 서식의 지질(알파벳 한 자리)－신문용지
⑹ 서식등록 일련번호(두 자리 숫자)
2. 서식분류번호
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분 류 번 호 |
부 문 |
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1 2 3 4 5 6 |
일 반 행 정 서 식 재 무 서 식 무 역 서 식 생 산 서 식 해 외 관 리 서 식 사 외 서 식 |
3. 서식의 규격
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분 류 번 호 |
규 격 |
크 기(mm) |
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가 나 다 라 마 |
A4 B4 A3 A5 기타 |
210×297 257×364 297×420 148×210 예외서식 |
※ 서식규격의 통일을 기하기 위하여 상기 4가지 표준규격 사용을 원칙으로 하며 이외에 특수한 용도의 규격을 사용할 경우에는 사전에 주관부서와 협의한다.
4. 기 타
가. 2매 이상이 1조로 구성된 서식은 매장마다 등록번호 뒤에 일련번호를 부여하여 구분한다.
나. 서식등록번호는 서식의 좌측 말미에 등재한다.