자재관리업무규정

 

  자재관리업무규정

제1장 총 칙

제1조【목적】이 규정은 회사의 자재관리업무에 관한 기준과 절차를 규정하여 효율적이고 합리적인 자재관리를 도모함을 목적으로 한다.

 

 

제2조【적용범위】이 규정은 회사의 자재관리업무에 공통으로 적용한다.

 

제3조【기본원칙】이 규정을 운용함에 있어 자재관계부서는 다음의 기본원칙을 준수하여야 한다.

1. 이익창출의 원칙

자재부문은 자재비의 절감을 통하여 새로운 이익창출의 원천으로서 운용되어야 한다.

2. 염가구매․품질보증․납기보장의 원칙

자재요원은 품질과 납기를 보장하는 범위내에서 최대한 염가로 자재를 구매하여야 한다.

3. 적기․적소․적품공급의 원칙

자재요원은 자재를 조달함에 있어 적기․적소에 적품을 공급하여 구매비용과 재고비용의 절감을 기하여야 한다.

4. 공정성의 원칙

자재요원은 업무를 수행함에 있어 편견의 개입과 사리 추구를 배격하여 대내외적으로 신뢰를 획득하여야 한다.

 

 

제4조【용어의 정의】

① 자재란 기업의 업무활동용으로 제공되는 물자 중 원부자재, 소모품, 비품, 저장품, 재공품, 매입상품, 기계장치 및 설비와 이의 보수 유지에 사용되는 부속품, 금형, 소모성 공구 및 각종 영선자재 등을 총칭한다.

② 자재관리란 필요한 자재의 소요사정, 구매, 저장, 분배 및 처분의 제기능을 합리적으로 수행하는 관리기술을 말하며 구매관리와 재고관리로 구분한다.

③ 구매, 구매처 관리, 계약 및 발주, 구매 절충, 검수, 통관 및 환급 등의 일단의 행위를 총칭하여 구매관리라고 한다.

④ 소요․저장․분배관리를 총칭하여 재고관리라고 한다.

⑤ 자재부문이란 구매 및 재고관리부문, 생산 또는 판매부서의 자재담당부문과 자재관리 총괄부서의 기획 및 관리부문을 총칭한다.

⑥ 자재요원이란 자재관리를 수행하는 사람을 말하며 구매관리요원과 재고관리요원으로 구분한다.

⑦ 자재요원은 자재부문이 회사의 재화 유출의 창구임을 명심하고 구매 윤리를 존중하며 구매처와의 공존 공영의 원칙하에 선량한 관리자로서의 책임을 다해야 하며, 선량한 관리책임이란 단순히 부정방지만이 아닌 자재관리제도의 개선, 과학적 관리기술의 도입 운영 등을 통한 관리손실의 제거까지를 포함한다.

 

 

제5조【혁신적 자재관리의 개념 도입】회사의 경영자는 자재관리의 기능을 이익 창출의 주요 수단으로서 중요 관리대상으로 운영하여야 하며, 자재업무 고유의 경영영역과 전문성을 고양하여, 낙후된 자재관리기법을 개발하고 발전된 관리기술을 도입 운영함으로써 원가절감을 도모하여야 한다.

 

제6조【자재관리업무의 전산화】회사는 자재부문이 전산화의 최적부문임을 인식하여, 전산처리시스템에 관한 교육훈련을 하고 이의 완벽한 활용을 위해 입출력자료의 정확성을 기하며, 전산부문에 대한 충분한 협조 및 지원을 할 책임을 갖는다.

 

 

제7조【자재관리업무의 자동화】자재요원은 업무절차를 개선하고 과학적 관리기법을 도입하여 회사별 특성에 맞게 토착화함으로써 자동화를 추진한다.

 

 

제2장 자재관리의 합리화

제8조【운영의 합리화】회사는 자재관리업무를 수행함에 있어 다음 사항을 준수하여 자재관리의 합리화를 기하여야 한다.

1. 회사는 자재관리업무가 전문관리영역임을 인식, 자재요원을 교육․훈련시켜 전문인력으로 양성하여야 한다.

2. 자재부문의 조직은 단순조달기능에서 탈피하여 원가절감을 주도하는 핵심조직으로 효율적으로 운영되도록 구성하여야 한다.

가. 사업장간 집중구매를 통해 구매력 향상이 기대되는 품목은 반드시 회사별 집중구매를 실시한다.

나. 연간 재료비 사용액이 ○○○억원 이상이거나 매출액 대비 재료비 점유율이 ○○% 이상인 회사는 자재부문 전반을 기획․관리하고 지원할 수 있는 기능을 회사별 특성에 맞추어 설치 운영한다.

3. 회사는 자체의 관리특성에 따라 자재부문에 대하여 중점관리목표를 설정하고 그 목표는 반드시 분석․평가되도록 하여 목표관리체제를 확립하여야 한다.

가. 구매관리목표 : 구매예산, 재료비 절감, 표준구매원가, 표준단위 인하, 품질관리, 구매처 관리, 국산화 등

나. 재고관리목표 : 적정재고관리, 과다재고 감축 및 품절예방, 유휴, 잉여 자재의 색출 및 처분, 창고관리, 분배관리, 물동관리 등

4. 회사는 자재기획의 안정을 기하도록 생산, 판매, 자재, 설계 등 관계부서간의 긴밀한 업무협조 체제를 구축하여야 한다.

가. 자재부문은 판매․생산기획의 상황 변동에 따라 적시에 대처할 수 있도록 제품화 단계부터 참여하여 악성 재고와 품절의 발생에 의한 기회손실을 최소화하여야 한다.

나. 회사는 제반업무활동의 결과로서 나타난 누적된 자재관리상의 문제를 정기적으로 색출 처분하는 지침을 제정 실시하고, 그 결과의 책임은 자재부문에 국한시키지 아니하며 원인규명에 따른 책임소재를 명백히 한다.

5. 회사는 자재관리업무의 능률을 제고할 수 있도록 제반업무 처리절차를 간소화하여야 한다.

가. 자재관리와 관계된 제서식, 양식 등을 간소화하여 단순 반복적인 일상업무는 최소한의 절차로 처리토록 한다.

나. 부서별로 특성에 맞게 전결규정을 현실화하여 실질적인 권한 위양이 이루어지도록 하며 결재권자는 의사결정에 직접 참여한 사안에 한하여 결재권을 행사하고 그 권한과 책임을 지도록 한다.

6. 회사는 제품의 품질이 근본적으로 자재품질에 기인함을 깊이 인식하고 자재품질 제고에 최선을 경주하여야 한다.

가. 구매는 저가 위주의 구매에서 나아가 품질을 구매함을 원칙으로 한다.

나. 회사는 구매처에 대한 지도육성기획을 수립하고 중점 육성업체를 선정하여 전문계열화함으로써, 품질을 향상하고 가격의 안정을 기하도록 하여야 한다.

7. 각 부서는 가격, 구매선 등의 정보를 상호교환하고 공유함으로써 유리한 구매를 실현할 수 있도록 정보체계를 확립하여야 한다.

가. 회사는 자재부문의 정보를 수집․축적․활용할 수 있는 체계를 갖추도록 하고, 사업장간 계층별 회의를 통해 상호 정보를 교환한다.

나. 해외 구매정보에 대해서는 ○○부가 해외지점 등을 통해 국제주요원자재 동향 등의 구매관계자료를 수집, 정리하여 이를 관계부서에 정기적으로 제공하도록 한다.

8. 자재부서장은 부정발생 소지가 있는 소관업무에 대하여 근원적으로 부정이 발생하지 않도록, 납품처에 대해 정기적으로 부정예방교육을 실시하고, 제업무처리를 표준화하는 등의 제도적 개선으로 부정 예방에 만전을 기하여야 한다.

 

 

제3장 구매관리

제9조【구매의뢰】

① 각 부문은 창구가 일원화된 구매의뢰부서를 운영함을 원칙으로 한다.

② 구매부서는 자재별 조달소요기간을 산정하여 이를 구매의뢰부서에 통지시켜야 한다.

③ 의뢰부서는 전항의 조달소요기간을 감안하여 구매부서의 조달업무수행에 차질이 없도록 적기에 구매의뢰를 하여야 한다.

④ 구매의뢰는 규정된 서식과 절차에 의하여 의뢰하여야 한다. 단, 긴급한 경우 구두 또는 기타 방법으로 구매의뢰를 한 후 구매의뢰서를 보완할 수 있다.

⑤ 구매의뢰서의 기재사항은 다음과 같다.

1. 구매의뢰부서

2. 구매의뢰번호, 일자

3. 품명, 규격, 수량, 색상

4. 희망납기 및 분납 여부

5. 용도 및 사용부서

6. 희망구매선 및 사유

7. 첨부서류 및 참고자료

8. 선적예정일

9. 기 타

 

 

제10조【구매예산】

① 구매의뢰부서는 예산확인을 받아 구매의뢰서에 예산금액을 기재한 후 구매를 의뢰하여야 한다.

② 구매의뢰부서는 구매예산을 초과하는 경우나 예산에 반영되어 있지 않은 경우에는 별도 승인을 득한 후 구매 의뢰하여야 한다.

③ 각 부서는 경영계획에 의거, 재료비 예산 및 구매예산제도를 운영하여야 하며, 사후실적분석 및 평가를 실시하여야 한다.

 

 

제11조【구매계획】

① 구매부서는 구매의뢰서의 수량, 가격, 품질, 납기, 거래조건 등 제반사항을 검토하여야 한다.

② 구매부서는 전항을 검토한 결과 구매의뢰서 내용에 변경이 요구되는 경우 또는 미비점이나 불명확한 사항이 있을 경우에는 의뢰부서와 협의한 후 그 내용을 변경하거나 또는 반송할 수 있다.

③ 구매계획 수립시에는 시장상황, 자금사정, 사용 및 재고계획 등이 감안되어야 하며 이는 관계부서와 사전에 협조되어야 한다.

④ 구매계획은 다음과 같은 내용을 고려하여야 한다.

1. 품명, 규격, 단위, 수량

2. 예상소요자금 및 조달방법

3. 납 기

4. 양수도조건 및 수송방법

5. 조달구분(내자 및 외자)

6. 사용 및 재고계획

 

 

제12조【구매방법의 선택】회사는 구매물품의 종류, 구매규모, 시장상황 등을 감안하여 다음의 구매방법을 택할 수 있다.

1. 각 사업장간 공통 품목에 의한 구분

가. 집중구매

나. 분산구매

2. 구매방법에 의한 구매

가. 임의 구매

나. 견적 구매

■ 단일견적

■ 경쟁견적 ○ 동시경쟁견적 ○ 수시경쟁견적

다. 계약 구매

■ 수시계약

입찰계약 ○ 지명경쟁입찰 ○ 공개경쟁입찰

라. 간이 구매

 

제13조【구매처 선정 및 관리】

① 구매처 선정은 다음과 같은 원칙에 의한다.

1. 구매처 선정은 공평 무사하여야 한다.

2. 구매처는 품질, 납기, 가격을 촉진시키는 업체로서 지속적이고 안정적인 거래가 기대되어야 한다.

3. 구매처의 선정은 상호 경쟁을 원칙으로 한다.

② 구매처의 선정기준은 다음과 같은 것으로 한다.

1. 품질수준 및 공급능력

2. 동종업체 납품실적

3. 재무구조 및 납품상태

4. 경영자의 의식구조 및 협력도

5. 기 타

③ 구매처는 계속적이고 체계적으로 등록, 관리, 평가되어야 한다.

④ 회사는 일정기간의 거래실적을 토대로 구매처에 대한 평가를 실시하고 이를 기준으로 업체정리와 지도육성이 시행되어야 한다.

 

 

제14조【시장조사】

① 구매부서는 시장동향, 품질, 가격정보, 최신 개발품 및 경쟁사 동향 등을 조사하여 적정한 가격과 양질의 물품을 구입할 수 있도록 시장조사체제를 갖추어야 한다.

② 시장조사는 계약 및 발주행위와 무관하게 정기적으로 실시되어야 하며 그 결과를 지속적으로 관리하여야 한다.

③ 시장조사시 착안점은 다음과 같다.

1. 국내외 물동수요 및 가격동향

2. 원가검토

3. 공급선 및 경쟁사의 상황

4. 원료사정

5. 대체자재에 대한 검토

6. 수송사정

7. 기 타

 

 

제15조【견적】

① 견적은 명확하고 균등한 조건으로 2개 사 이상 업체에 대하여 의뢰함을 원칙으로 한다.

② 견적접수는 원칙적으로 문서에 의한다. 단, 필요에 따라 전화 및 면담으로 할 수 있다.

③ 제출된 견적서는 반환 또는 파기할 수 없다.

④ 견적서를 입수한 결과 그 내용이 제시한 견적조건과 다를 때에는 수정을 요구한다.

⑤ 다음의 경우는 견적서의 입수를 생략할 수 있다.

1. 협정가격이 정하여져 있는 경우

2. 정부의 고시가에 의한 거래

3. 견적서 입수가 곤란한 경우

4. 장기계약을 체결한 경우

⑥ 견적은 복수견적을 원칙으로 하나 다음의 경우에는 단일견적을 입수할 수 있다.

1. 특허품, 실용신안품 등을 구매할 경우

2. 기술 또는 설비면에 있어서 다른 적합한 경쟁자가 없을 경우

3. 기타 특별한 사정에 의하여 단일견적이 바람직하다고 인정할 경우

⑦ 회사는 어떠한 경우라도 들러리식 견적을 받아서는 아니된다.

 

 

제16조【구매승인】

① 구매승인품목의 결정은 구매 절충 후 최저가격을 채택함을 원칙으로 한다. 단, 최저가격이란 단순최저가격이 아니고 품질․납기․지불조건 등을 감안한 실질적 최저가격이어야 한다.

② 2개 이상의 업체가 동일 조건일 경우, 분할복수구매 또는 종전 구입업체, 지명도순으로 한다. 단, 예외적으로 회사의 정책상 부득이한 경우에는 전결권자의 승인을 받아 최저가격을 채택하지 않을 수도 있다.

③ 구매담당자는 입수된 견적 및 참고자료 등을 충분히 검토하여 가장 적합하다고 인정되는 견적을 채택, 구매품의서를 작성하여 전결권자의 결재를 받는다. 단, 긴급을 요하는 자료는 구두승인을 받아 구입하고 사후에 구매품의서를 보완할 수 있다.

 

 

제17조【계약 및 발주】

① 구매계약은 시장구입품목이 아닌 주문생산자재에 대하여 체결함을 원칙으로 한다. 단, 일반 상관례상 계약서 작성이 불필요한 자재는 생략할 수 있다.

② 계약서의 기재사항은 다음과 같다.

1. 계약당사자

2. 계약목적물, 수량, 단위, 금액

3. 납 기

4. 대금지불조건

5. 양수도 조건

6. 검수방법 및 시기

7. 계약이행보증금 및 확보방법

8. 지체상금

9. 하자보증금 및 기간

10. 기 타

③ 계약 이행을 할 수 있도록 계약 목적물의 특성에 따라 계약금액의 일부를 보증금으로 확보하여야 한다.

④ 계약당사자가 납기내에 계약목적물을 납품하지 못했을 경우 계약서에 명기된 지체상금을 청구하여야 한다. 단, 지체에 대한 사유가 인정될 경우 면제품의에 의거 면제할 수도 있다.

⑤ 하자보증금 및 기간은 계약 목적물의 특성에 따라 계약금액의 일부를 하자보증금으로 일정기간 확보하여야 한다.

⑥ 계약 체결 후 계약 변경의 사유가 발생시 쌍방간 협의에 의해 계약내용을 변경, 해제 또는 취소할 수 있다.

⑦ 발주는 규정된 발주서(주문서)에 의해 실시하는 것을 원칙으로 한다.

 

 

제18조【구매절충】

① 구매절충은 구매처에게 적정이윤을 보장하는 범위 내에서 아래와 같은 방법으로 최대한의 구매가격 인하를 도모하여야 한다.

1. 경쟁 유도

계약단계에서 경쟁을 이용해서 구매가격을 인하한다.

2. 양산화

양산품의 경우 양산화 정도를 감안하여 구매가격을 인하한다.

3. 경제적 구매단위의 이용

가공비, 포장단위, 수송비 등을 고려하여 경제단위로 발주한다.

4. 가격 동향의 이용

시세 변동의 예측을 통해 가격 하락시 비축구매를 실시한다.

5. 지불조건의 변경

대금지불기간의 단축 또는 현금지불로서 구매가격을 인하한다.

6. 작업개선 및 작업개선을 위한 기술지도와 가치분석을 추진함으로써 구매가격 인하를 유도한다.

② 회사는 자재의 특성에 따라 원가계산이 가능한 품목에 대해 원가요소를 과학적으로 분석, 계수화하여 이를 정리한 표준구매원가(코스트 테이블)를 가격결정의 기준으로 삼을 수 있다.

 

 

제19조【납기관리】납기관리는 발주로부터 지정장소에의 납품까지를 관리하는 것을 말한다.

① 납기의 결정은 조달소요기간에 의하며 지급을 요할 때는 관계부서 및 구매처과의 협의를 통해 결정한다.

② 납기의 지시는 발주서에 명기하되, 보관상 문제가 있거나, 생산, 판매 및 공사계획이 변경되거나 시방 및 규격이 변경되는 경우에는 별도의 납기를 지시할 수 있다.

③ 납기의 독촉은 문서발송, 전화 및 통신연락, 방문협의를 통해 하되 필요시 구매처로 하여금 납품진도 보고를 하도록 한다.

 

 

제20조【검수】납품된 자재는 규정된 검수부서, 검수시기, 검수기준에 의해 검수 후 입고되어야 하며 검수는 납품된 전자재를 검수하는 것이 원칙이나 자재의 특성에 따라 별도 기준에 의거, 발췌검사, 부분검사, 입회검사 등을 할 수 있다.

 

 

제21조【입고】① 자재의 입고는 다음 경우에 한한다.

1. 발주된 자재

2. 검수에 합격한 자재

3. 납품서가 있는 자재

② 입고수량은 검수수량을 원칙으로 한다. 단, 검수수량이 발주수량을 초과하고 유상인 경우에는 그 초과분에 대해서 반품하거나, 추가구매수속을 취해야 한다.

③ 검수 결과 불합격되었거나 긴급한 경우 관계 부서장의 협의를 거쳐 일부 사용상 지장이 없는 자재에 대해서는 감가 또는 감량을 조건으로 입고할 수 있다.

④ 납품일은 자재가 지정된 장소에 도착한 날로 한다.

⑤ 입고일은 자재가 검수에 합격한 날로 한다. 단, 검수에 장기간이 요구되는 자재로서 특별히 인정되는 경우 납기일을 입고일로 할 수 있다.

⑥ 입고담당부서는 입고일로부터 1일 이내에 입고내용을 구매부서에 통보하여야 하고, 구매부서는 그 내용을 구매의뢰부서에 통보하여야 한다.

 

 

제22조【통관 및 환급】각 부문은 통관, 환급 및 사후관리를 요하는 구매절차에 대해 관련 법규 및 회사의 기준에 따라 운영하여야 한다.

 

 

제23조【외주】

① 외주는 소요 품목의 생산설비, 가격 및 기술과 품질 등의 문제로 인하여 사내가공이 부적당할 경우 실시한다.

② 외주업체의 선정기준은 다음의 내용을 기준으로 한다.

1. 염가로 안정된 공급을 할 수 있을 것

2. 품질, 기술수준, 신용상태가 양호할 것

3. 지리적 조건이 양호하고 교통, 연락이 편리할 것

4. 회사의 외주방침에 대한 협력태도를 갖추어야 할 것

5. 계약조건 이행에 성의가 있을 것

③ 외주품목의 구매가격을 결정할 때 적용되는 임률은 각사의 표준임률을 기준으로 정한다.

 

 

제24조【대금지급】대금의 지급은 계약조건에 의해 지급함을 원칙으로 하며 대금지급절차는 자금집행부서와의 협의하에 지침으로 운영되어야 한다.

 

 

제4장 재고관리

제25조【재고관리의 원칙】회사는 재고관리에 있어 계정과 현물 사이의 정확성과 현시성을 유지하고, 적정재고를 운영하여 과다재고와 품절의 발생에 따라 초래될 수 있는 기회손실을 방지하여야 한다.

 

 

제26조【용어의 정의】

① 적정재고란 수요를 경제적으로 충족시킬 수 있는 최소의 재고수준이며 재고회전기간(재고일수)으로 관리한다.

② 소요관리란 소요의 판단, 수요예측 및 적정재고수준을 설정하고 재고를 통제유지함을 말한다.

③ 저장관리란 납품된 자재가 불출될 때까지 변질, 변형을 방지하고 원형대로 보존될 수 있도록 필요한 보호조치를 강구하며 저장공간을 효율적으로 운영함을 말한다.

④ 분배관리란 저장된 자재를 공급하고 유휴 및 잉여자재를 반납, 이관 및 전용조치하는 적절한 분배계통을 운영함을 말한다.

⑤ 재고조사란 자재의 저장장소․상태․수량을 정확히 조사하여 재고자산을 평가하고, 관리상 또는 사무처리상의 착오를 발견, 그 원인을 규명하여 향후 효과적인 재고관리를 도모하는 수단이다.

⑥ 유휴 및 잉여자재의 처분이란 수요의 변동 및 공정상 발생된 유휴 및 잉여자재를 정기적으로 색출하고 판정하여 처분함으로써 효과적인 자산 운영을 기하는 것을 말한다.

 

 

제27조【적정재고관리】회사는 자재의 품목별 또는 계정별로 적정재고수준을 설정 운영하여야 한다.

 

 

제28조【저장】자재는 양호한 상태의 유지와 원활한 불출이 가능하도록 다음 사항에 유의하여 저장하여야 한다.

① 저장위치표지(재고위치번호제도)

② 분류저장(상태구분, 사용빈도)

③ 품질보존(저장시설, 저장보조설비)

④ 공간활용(수직․수평공간)

 

 

제29조【선입선출】자재는 입고한 순서에 따라 불출될 수 있도록 저장되어야 하며, 특히 유효기간이 명시된 시한성 품목에 유의하여야 한다.

 

 

제30조【재고위치번호제도】저장된 자재를 손쉽게 찾을 수 있도록 하기 위하여 재고위치번호제도를 운영한다.

 

 

제31조【저장중 정비】자재의 품질상의 변형, 변질을 방지하기 위하여 정기적으로 검사, 정비하여야 한다.

 

 

제32조【출고】출고담당부서는 사용 부서장의 승인을 얻은 출고의뢰서에 의하여 출고하여야 한다. 단, 출고부서장은 저장․운반 등의 사정으로 출고업무를 타부서에 위임할 필요가 있을 경우 당해 부서와 그 절차 및 관리책임한계를 협의한 후 위임할 수 있다.

 

 

제33조【재고조사】회사는 재고조사 지침을 수립하여 정확한 재고조사를 실시하여야 한다.

1. 재고조사는 정기 및 수시로 실시하며 다음 사항을 유의하여야 한다.

가. 장부와 현물의 입출고의 최종시점을 일치시킨다.

나. 장부의 기록 착오가 없음을 확인한다.

다. 재고조사 실시중에는 수불업무를 중지함을 원칙으로 한다.

2. 재고조사 결과 과부족사항은 원가관리부서와 합의를 거쳐 전결권자에게 보고, 승인을 얻은 후 조정되어야 한다.

 

 

제34조【유휴 및 잉여자재의 색출, 판정과 처분】회사는 유휴 및 잉여자재의 발생을 최대로 억제하되 이의 처리는 지침에 의거 정기적으로 색출하여 판정 처분하여야 한다.

 

부 칙

제1조【시행일】이 규정은 2○ 년 월 일부터 시행한다.